Korespondencja z wszelkimi urzędami to często droga przez mękę. Pomimo obowiązywania określonych przepisów dotyczących możliwości prowadzenia korespondencji drogą mailową, instytucje wysyłają przesyłki polecone za potwierdzeniem odbioru drogą listową, co automatycznie wydłuża czas dostarczenia korespondencji o min 2 tygodnie. W dobie rozwiniętej komunikacji elektronicznej i sztucznej inteligencji te rozwiązania rodem z minionej epoki powoli odchodzą do lamusa.
Krajowy System Doręczeń Elektronicznych, czyli tzw. E-doręczenia to usługa będąca odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i co ważne – mająca taki status prawny. Jest to wygodna, bezpłatna i bezpieczna forma korespondencji z urzędami. Zgodnie z obowiązującymi przepisami skrzynkę do e-doręczeń obowiązkowo musi założyć każdy podmiot publiczny oraz każda firma zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), w tym fundacje i stowarzyszenia. Znany jest już harmonogram terminów, od których poszczególne podmioty będą miały obowiązek stosowania e-Doręczeń. Obowiązek taki wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. I tak konieczność stosowania e-Doręczeń dotyczy:
od 01.01.2025 r. – prawie wszystkich podmiotów publicznych (z wyjątkiem sądów, prokuratury, komorników, organy ścigania i Służba Więzienna – u tych podmiotów obowiązek stosowania wchodzi dopiero od 01.10.2029 r.), podmiotów nowotworzonych podlegających wpisowi do KRS lub CEiDG, osób wykonujących zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza.
od 01.04.2025 r. – podmiotów zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
od 01.10.2026 r. – podmiotów zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
od 01.07.2025 r. – podmiotów zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
Dla osób fizycznych nie jest przewidywany obowiązek stosowania e-Doręczeń, jednak każdy może sobie taką skrzynkę założyć i z niej korzystać.
Narzędzie e-Doręczeń zostało stworzone przez administrację publiczną. Podmiotami upoważnionymi do świadczenia usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego są Poczta Polska, Asseco Data Systems S.A., Autenti sp. z o.o., KFJ Inwestycje Sp. z o.o. W trakcie integracji z systemem jest także Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Aby zacząć korzystać z systemu należy zgłosić wybrany przez siebie adres mailowy do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) oraz zarejestrować się w Publicznej Usłudze Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE). Jeśli chcemy podczas e-Doręczeń korzystać z usług operatora publicznego (czyli Poczty Polskiej) wystarczy złożyć jeden wniosek o rejestrację i zostanie on automatycznie przetworzony przez BAE oraz PURDE. W przeciwnym wypadku wnioski muszą być dwa.
Operację rejestracji realizuje się poprzez portal internetowy: biznes.gov.pl z poziomu Konta Przedsiębiorcy z wykorzystaniem profilu zaufanego. Przetestowaliśmy zakładanie konta i działanie skrzynki. Całość procesu przebiegła w miarę sprawnie zarówno dla fundacji, jak i dla osób fizycznych (oraz przedsiębiorców zarejestrowanych w CEiDG). W ciągu kilku godzin przychodzi powiadomienie o założeniu skrzynki i po jej aktywacji można korzystać z usług – najlepiej poprzez zalogowanie się do mObywatela (uwaga: koniecznie na komputerze, bowiem w aplikacji mobilnej nie widać tej funkcjonalności). Dla spółek natomiast proces rejestracji nie przebiega już tak intuicyjnie, nie zawsze wiadomo co i gdzie nacisnąć, ale przy odrobinie wytrwałości finalnie udało się skrzynkę do e-Doręczeń założyć. Warto pamiętać, że wnioski o założenie skrzynki wpływają do Ministerstwa Cyfryzacji i są rozpatrywane w godzinach pracy tej instytucji.
Podczas korzystania ze skrzynki, aby wysłać wiadomość do urzędu musimy znać adres skrzynki e-Doręczeń adresata. Wyszukiwarka adresów znajduje się dopiero na etapie tworzenia nowej wiadomości.
Biorąc pod uwagę niemiłe doświadczenia z Pocztą Polską (brak awizowania, kolejki po odbiór przesyłek, ekstremalnie długi czas dostarczania listów poleconych), może się okazać, że e-Doręczenia są realną i skuteczną alternatywą dla sprawnej, a przede wszystkim szybkiej komunikacji z instytucjami państwowymi.
Inicjatorka powstania konstancińskiej Gminnej Rady Działalności Pożytku Publicznego, Prezes Zarządu Fundacji NIKA, koneserka dobrych książek i filmów, wielbicielka Pink Floyd-ów.